2003/01/23 revised
このページは電子メールを使う上でのネチケットについてまとめた
Tips for E-Mail
(http://cmpsci.s.kanazawa-u.ac.jp/~iwasaki/Tips/tips.html)
の特に重要な項目だけを抜きだしたものです。初めてご覧になる方は、まずは
下の項目を一読してくださるだけで結構です。詳しい内容、あるいはリンクの
注意等については上のページをご覧ください。
配布条件 「この文書は無保証である。この文書の複製・改変・再配布は、こ の配布条件を無変更で明示・継承するかぎり、自由である。」
岩崎宏 iwasaki@cs.s.kanazawa-u.ac.jp
メールソフトの設定が間違っていると、相手に迷惑をかけます。
あなたのアドレスは正しくメールソフトに設定されていますか?
あなたがメール初心者ならば、記念すべき第一便のメールは、あなた自身に送 信しましょう。ちゃんと届きましたか?届かなかったのなら、メールソフトの 設定や宛先に書かれたあなたのメールアドレスを確認してください。
あなたからのメールが届いたならば、今度はそれに返信を出しましょう。返信 は届きましたか?届いてないのなら、あなたのメールアドレスはメールソフト に正しく登録されていません。メールソフトの「メールサーバ」項目をみてく ださい。そこに書かれたあなたのアドレスに綴りの間違いはありませんか?
以上のチェックはメールソフトを変更したときなどにも必ず行うようにしてく ださい。トラブルの原因に「自分のアドレスを間違えていた」というが意外と 多く、盲点です。
メールソフトによっては、HTML形式の問題や漢字が正しく表示されないなど、 いろいろ問題を持つものがあります。多くの人が最初に使う有名なメールソフ トもこれに該当します。正規のマニュアルだけでは対応できないので、インターネッ トの検索サービスを使って、あなたが使っているメールソフトの設定方法を解 説したwebページを捜して読んでおきましょう。
Subjectを付けるのを忘れないようにしましょう。 また、漢字(カタカナ、ひらがなを含む)を使うのは注意しましょう。
Subjectを付け忘れると、相手が読んでくれないこともあります。メールの内 容を1〜3語程度で要約したものを付けるように心掛けましょう。
メールソフトの設定や通信経路により、Subject部分の漢字は「化ける」こと がたまにあります。初対面の人や同時に多くの人に送るとき(メーリングリス ト等)は、漢字を使用するのは慎みましょう。(もちろん本文中では漢字は使え ます)。また、いかなる場合でも「半角カナ」は使ってはいけません。
一行が長いと読みづらいからです。
相手がどのようなメールソフトで読んでいるかわかりません。40字(「半角」 英数字だけなら80字)を超えたときに行を折り返さない(後半が隠れて見づらい) こともあるので、1行40字を越えないようにしましょう。
さらに、相手が返信するときの引用のしやすさも考えて、30字から35字程度で 改行するようにしましょう。引用部に引用符が付くので、それも含めて40字以 内にするためです。
なお、メールソフトによっては編集終了時に、適当な長さになるように自動的 に改行してくれるものもあります。自分のメールソフトがその機能を持ってい るか(自分宛てに出して)確かめておきましょう。
また、何行も文を続けるのは好ましくありません。5〜6行を目途に段落にまと め、段落と段落の間は一行空けると読み易いものとなります。このとき、段落 の最初の空白(字下げ)は特に必要ありません。
インターネットでの「半角カナ」の使用は禁じられています。「半角カナ」は 文字化けします。「全角」のカナを使うようにしましょう。
特に、句読点や括弧などが「半角カナ」で辞書に登録されていることも多いの で、注意しましょう。(MS-IMEを使っている方はタスクバーのペンマークを右 クリック→プロパティ→オートコレクトを選び、「全角/半角」でカタカナは 「常に全角に変換」と選択してください。更に、英字と数字は「常に半角に変 換」と選択することをお勧めします。 )
最近はほとんどのメールソフトで本文中の「半角カナ」を「全角」に自動変換 してくれるので、注意する必要は減りました。しかし、添付文書に「半角カナ」 を使ってしまうということもあります。やはり、意識して常に「半角カナ」を 使わないよう心掛けましょう。
(上の文で「半角」「全角」という言葉を使ってますが、これは印刷の用語で あり、上のような使い方は不適切ですが、わかりやすさをとって使っています。)
丸数字(数字を丸で囲んだもの)やローマ数字(I,II,VI等を一文字で表したもの) をメールに使ってませんか。相手があなたと同じWindowsを使ってるのなら問 題はないですが、MacやLinuxを使っている場合、この文字は違う文字や空白に 見えたりします。
このような機種やその設定によって表示が違ってしまう文字を機種依存文字とい います。
機種依存文字を使うとあなたのメールは相手に 「通じ」ないので、使ってはいけません。
どういう文字がだめなのかは 「機種依存文字のリスト」 (http://cmpsci.s.kanazawa-u.ac.jp/~iwasaki/Tips/MachDepend.html)を見 てください。
メールに添付されているファイルを迂闊に開かない(迂闊にクリックしない)よ うにしましょう。ウィルスかもしれません(知人からのメールでも安全とは限 りません)。一旦ファイルにセーブして、ファイルの種類を確かめたり、ウィ ルス検知ソフトなどを使ったりして、安全を確かめたうえで開きましょう。
画像などのファイルを添付するときは容量に気をつけましょう。大きすぎるファ イルを添付するのは相手や他の人の迷惑になります。(100Kバイト以下が目安 です)。プロバイダによっては大きすぎるメールは受けつけてもらえないこと もあります。
相手がどんなソフトウェアを使っているかわからないので、ワープロの文書や 表計算ソフトの出力ファイル(*.doc,*.xls)をそのままメールに添付せずに、 テキストファイル (*.txtや*.csv)に変換して送りましょう。 テキストファイルなら誰でも読めるし、容量オーバーやウィ ルスの心配が少いからです。 ワープロ等の「名前を変えて保存」を選 び、種類の欄でテキスト形式を選んで保存すればテキストファイルができます。
(あるいは、PDF形式に変換して送るという方法もあります。送り手が作成ソフ トを購入しなければならないのが難ですが、読み手はフリーのリーダーがある ので、悪くない手です)。
短かい文章の場合、ファイルを添付するよりメールの本文中に直接文章をカッ トアンドペースト等でコピーするほうが優れています。これだと、例えば読み 取り装置でメールを「聞く」目の不自由な方など、多くの人がメールを読むこ とができます。
(なお、コピーした文章に改行を適宜入れることを注意してください。500文字 以上も続けた行は途中で消える可能性があります。)
必要なところだけを過不足なく。
メールに返事を出すときに、議論と関係ない部分、あるいは全文を引用してい る人がいますが、これは読み手に不快ですし論点が取りづらいです。その議論 に関係する部分だけを引用するようにしましょう。
基本としては段落を単位とするのがいいでしょう。必要であれば、内容や言葉 遣いの改変にならないかぎり、行の一部を取りだしたり改行位置を変えるなど の編集をしても構いません。
チェーンメール(chain mail)とは、数人の人へ全文の転送を要請するのメール のことです。
「こんなおもしろいジョークあります。友達にもまわしてね。」といった幸福 のメール、「これと同じ文章を5人に送らないと不幸になる。」という不幸の メール、「ある血液型を探しています。ほかの人にも聞いてください。」とい うSOSメール、「危険なウィルス情報です。知人にも教えてあげてくださ い。」という情報メールなどがあります。これらは連鎖的に広い範囲を転送さ れていきます。
チェーンメールは禁止されています。
不幸のメールなど受けとる人の不快になるものを転送してはいけないのは誰で も理解できると思いますが、幸福のメールも転送してはいけません。不特定多 数の人の迷惑になります。たとえば、忙しいときに何通も同じ冗談を書いたメー ルが来たらどう思いますか。メールを受けとる側も通信コストを払うことも忘 れてはいけません。
SOSメールや情報メールでもチェーンメールにしてはいけない理由があります。
(1) 伝言ゲームのように途中でデマや間違いがはいってもわからないし、発信者が
内容の修正や取り消しをすることができません。
(2) 発信者のところに苦情のメールが殺到してコンピュータがダウンし、肝心
の救援ができないこともありえます。
(3) デマかもしれません(次項参照)。人の善意や不安につけこんで多くの人に
転送させようとするイタズラメールもあります。騙されてはいけません。
チェーンメールは発信も転送もしてはいけません。
インターネット社会といっても人間の集りである以上、悪意のある人もいます。 自分の身を自分で守る知識が必要なのは、日常生活もインターネットも同じで す。
コンピュータウィルスなどの情報が送られてくることがあります。しかし、肝 心の第一発信者や情報源が不明(あるいは曖昧)だったりします。こういうもの は大抵デマです。迂闊に信じないようにし、また、絶対に転送してはいけませ ん。
ひとづてに伝わってきた情報の信頼性は低いことを肝に銘じてください。 第一発信源や信頼できるwebサイトなどの情報源に直接あたって確かめる習慣 をつけましょう。
「メールで金持ちになる」「E-Mailサイドビジネス」といったマルチ商法まが いを勧誘するメールがくることもあります。騙されないようにしましょう。こ のようなメールが来ても無視しましょう。
勝手に送られてきた宣伝メールの中には「迷惑なら、『いらない』と書いたメー ルを送れ/webページで解除登録をせよ。」と付けたものがありますが、無視し ましょう。送ることは「宣伝メールを読む人/言いなりになる『カモ』」のリ ストを集めたい相手の思うつぼです。
一度送ったメールを取り消すことはできません。
あなたはそのような意図ではないのに、相手が傷ついたり怒ったりすることが あります。文だけではニュアンスは正しく伝わらないからです。誤解を生む表 現や冗談は控えましょう。
相手の状況や生活環境がわからないままに、あなたの想いこみでメールを書い ていることもあるはずです。あなたが信じている「常識」が相手には通じない こともありえます。実は、あなたはずいぶん身勝手な事を書いているのかもし れません。
おもわずムカッとくるようなメールを受けとることもあります。でも、条件反 射で怒りのメールを出すのはやめましょう。あなたの読み違いということだっ て多いのです。一晩おいて、もう一度相手のメールを読み返し、返事が必要なら ば、気持ちを抑えて返事を書きましょう。
そして、メールを出す前に相手の立場になって読 み返しましょう。